Noch ein Artikel über Meetings? Keine Sorge, wir haben nicht vor, dir die Xte neue und revolutionäre Arbeitsweise vorzustellen. Stattdessen möchten wir unsere Erfahrungen teilen, damit du schneller die Meeting-Kultur findest, die zu dir und deinem Team passt. Denn eins ist klar: Meetings sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Während manche mehr Besprechungen brauchen, kommen andere mit weniger aus.
Für uns hat sich ein klarer Ansatz bewährt: kurze, regelmäßige Meetings, die immer ein konkretes Ziel verfolgen und keine Zeit verschwenden. In diesem Beitrag nehmen wir dich mit hinter die Kulissen von Nindo und zeigen dir, wie wir Meetings auf das Wesentliche reduzieren.
In vielen Unternehmen sind Meetings der Standard, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen oder Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Das Problem dabei: Zu viele Meetings nehmen Zeit in Anspruch, die wir produktiver nutzen könnten. Zudem bringt nicht jedes Meeting den erwarteten Mehrwert. Oftmals hätten Informationen auch einfach per E-Mail oder Chat geteilt werden können.
In Zeiten von Remote-Arbeit und flexiblen Arbeitszeiten ist es wichtiger denn je, den tatsächlichen Mehrwert von Meetings zu überdenken. Auch wir haben uns oft gefragt: War das Meeting jetzt nötig? Wäre eine E-Mail nicht ausreichend gewesen?
Bei uns war die Antwort oft „Ja“. Viele Meetings lassen sich durch effizientere Kommunikationsmethoden ersetzen. Slack, Teams, Trello und andere agile Tools für Influencer-Marketing-Teams ermöglichen es, Informationen schnell und ohne große Verzögerung zu teilen. Warum also kostbare Zeit in Meetings investieren, wenn die gleichen Ergebnisse durch eine Nachricht oder ein kurzes Update erzielt werden können?
Nach mehreren Try, Learn, Error und Repeat Phasen, haben wir folgende Meeting Regeln für uns definiert:
Im Nindo Team setzen wir auf agiles Arbeiten. Das bedeutet, dass Ort und Zeit keine Rolle spielen. Solange die Arbeit erledigt wird, funktioniert das System.
Das bedeutet auch: Meetings finden nur dann statt, wenn sie wirklich einen klaren Mehrwert bieten. Alles andere wird asynchron über Tools wie Slack geregelt. Diese Herangehensweise spart uns nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Und das Ergebnis? Ein zufriedeneres und produktiveres Team, das sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann.
Da wir im Nindo Team an verschiedenen Standorten arbeiten und nicht immer gleichzeitig verfügbar sind, ermöglicht die asynchrone Kommunikation uns, Aufgaben unabhängig voneinander zu erledigen. So wird niemand gezwungen, an einem Meeting teilzunehmen, das nicht notwendig ist.
In vielen Fällen reicht eine kurze Nachricht über Slack oder eine E-Mail aus, um Themen zu klären. Wenn jedoch ein Meeting unvermeidlich ist, haben wir folgende Regeln dafür definiert:
Wenn ein Meeting wirklich notwendig ist, muss es kurz und präzise sein. Was wollen wir in diesem Meeting erreichen? Was ist das Ziel? Ohne eine klare Agenda ist es leicht, sich in endlosen Diskussionen zu verlieren, die letztlich nicht weiterführen.
Bei uns dauern Meetings in der Regel höchstens 30 Minuten. In dieser Zeit wird alles Wichtige besprochen – und was danach noch offen ist, wird schriftlich weiter geklärt. Das hält uns fokussiert und vermeidet unnötige Zeitverluste. Niemand sitzt länger als nötig im Call, und alle können schnell wieder an ihre eigentliche Arbeit gehen. Sollte die Zeit knapp werden, setzen wir die Diskussion asynchron in Slack fort.
Ein weiterer Vorteil kurzer Meetings ist die Konzentration. Wenn alle wissen, dass das Meeting nur begrenzte Zeit in Anspruch nehmen wird, sind sie fokussierter und produktiver. Lange Meetings neigen dazu, die Aufmerksamkeit zu verringern und wichtige Punkte zu verwässern.
Ein häufiges Problem in Meetings ist die Anzahl der Teilnehmer. Zu viele Leute im Meeting führen dazu, dass einige nur zuhören, ohne wirklich etwas beizutragen. Das ist ineffizient und raubt wertvolle Zeit.
Unsere Regel lautet: Nur diejenigen einladen, die aktiv etwas zum Thema beitragen können. Wer nur zuhören muss, kann das später über die Meeting-Notizen oder eine Zusammenfassung tun. Auf diese Weise bleibt das Meeting klein und effizient. Jeder im Meeting hat eine aktive Rolle und kann seine Ideen einbringen. Die Diskussion bleibt konzentriert und zielführend.
Insbesondere bei Remote Meetings ist es wichtig, die Teilnehmerzahl im Auge zu behalten. Je größer die Gruppe, desto schwieriger ist es, eine produktive Diskussion zu führen. Kleinere Gruppen sind oft dynamischer und kommen schneller zu einem Ergebnis.
Durch diese Herangehensweise sorgen wir nicht nur für effizientere Meetings, sondern verbessern auch die Qualität der Diskussionen. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und ihre Ideen zu teilen.
Ein erfolgreiches Meeting endet nicht mit dem letzten gesprochenen Wort. Am Ende des Meetings müssen klare Aufgaben verteilt werden. Wer macht was? Bis wann soll es erledigt sein? Wenn diese Fragen nicht geklärt sind, war das Meeting ein Fehlschlag.
Im Nindo Team stellen wir sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist, bevor das Meeting endet. Aufgaben werden verteilt, Deadlines festgelegt, und jeder kann direkt loslegen. So gibt es keine Missverständnisse, und der Arbeitsfluss bleibt erhalten.
Für uns hat sich gezeigt: eine klare Aufgabenteilung sorgt nicht nur für bessere Ergebnisse, sondern vermeidet auch, dass wichtige Punkte im Laufe des Projekts verloren gehen. Durch klare To-dos wissen alle Teammitglieder, was als nächstes ansteht. Das schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass nach dem Meeting keine wertvolle Zeit verloren geht.
Remote Meetings sind in vielen Unternehmen mittlerweile Standard. Doch gerade bei virtuellen Meetings besteht die Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder nicht alle Beteiligten den gleichen Wissensstand haben. Deshalb ist eine gute Zusammenfassung entscheidend.
Nach jedem Meeting werden bei uns detaillierte Notizen gemacht, die in unsere Projektmanagement-Tools wie Notion, Linear oder Slack eingefügt werden. Diese Notizen enthalten alle besprochenen Punkte, die nächsten Schritte und die Verantwortlichkeiten.
So bleibt das gesamte Team auf dem neuesten Stand, selbst wenn nicht alle an dem Meeting teilnehmen konnten. Dies ist besonders wichtig für Teammitglieder, die aufgrund von Zeitverschiebungen oder anderen Verpflichtungen nicht dabei waren. Sie können später die Meeting-Notizen durchsehen und sind sofort wieder im Bilde.
Auch wenn wir klare Regeln haben und unsere Meetings gut durchgeplant sind, läuft nicht immer alles perfekt. Das ist ganz normal – besonders in einem Remote-Team mit Kolleg*innen, die an verschiedenen Orten arbeiten. Doch auch das gehört zu unserem Lernprozess, und mit der Zeit haben wir einen guten Weg gefunden, unsere Meetings immer effizienter zu gestalten.
Ein interessantes Phänomen, das bei uns in den Remote Meetings oft auftritt, ist der Austausch von privaten Neuigkeiten zu Beginn. Gerade weil wir an verschiedenen Standorten arbeiten und uns nicht täglich im Büro sehen, nutzen wir die ersten Minuten, um kurz über persönliche Dinge zu sprechen. Man könnte meinen, dass das kontraproduktiv ist, doch in Wirklichkeit stärkt es den Teamzusammenhalt und das Gefühl der Verbundenheit. Es ist wichtig, diesen sozialen Austausch zuzulassen – allerdings sollte man darauf achten, dass man nach ein paar Minuten auch zum eigentlichen Thema des Meetings übergeht. Ein kurzer privater Austausch motiviert, bevor man sich auf die Arbeit konzentriert.
Bei wiederkehrenden Meetings wie unseren Dailys oder Weeklys greifen unsere Regeln mittlerweile sehr gut. Die festen Zeitfenster und klaren Strukturen helfen uns, effizient zu bleiben. Für diese Art von Meetings reichen bei uns in der Regel 10-15 Minuten aus, da alle Beteiligten wissen, worum es geht und worauf der Fokus liegt.
Erste Meetings einer neuen Serie, wie zum Beispiel die Kick-off-Meetings für neue Projekte, planen wir jedoch großzügiger. Hier nehmen wir uns bewusst 60 Minuten Zeit, um mögliche Unklarheiten zu besprechen und Raum für unvorhergesehene Themen zu schaffen. Diese Flexibilität am Anfang einer neuen Meetingreihe ermöglicht es uns, alle Fragen und Erwartungen gründlich zu klären, bevor wir uns in den zukünftigen Terminen auf das Wesentliche konzentrieren.
Ein besonders wichtiges Learning aus unserer Erfahrung: Vorbereitung ist der Schlüssel. Egal wie gut ein Meeting organisiert ist – wenn die Teilnehmer*innen nicht ausreichend vorbereitet sind oder unklare Erwartungen mitbringen, fühlt sich das Meeting schnell wie eine Zeitverschwendung an. Deshalb haben wir gelernt, dass es entscheidend ist, im Vorfeld die Erwartungen zu klären und sich aktiv auf das Meeting vorzubereiten. Alle sollten wissen, worum es geht und welche Ergebnisse erwartet werden. Natürlich passiert es dennoch manchmal, dass ein Meeting weniger produktiv ist – das ist menschlich. Aber wir versuchen, daraus zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen.
Das alles zeigt, dass Meetings, selbst mit festen Regeln, nicht immer perfekt laufen. Aber mit klaren Strukturen, Flexibilität und der Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen, gelingt es uns, Meetings produktiv und fokussiert zu halten.
Wenn du Meetings effizient gestalten möchtest, ist es wichtig, eine offene Feedback-Kultur zu fördern. Wir fragen nach Meetings oft beim Team nach, ob die Besprechung nützlich war und ob sie Verbesserungsvorschläge haben. So können wir kontinuierlich an der Optimierung arbeiten und sicherstellen, dass jedes Meeting das Team wirklich voranbringt.
Darüber hinaus lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, welche Meetings tatsächlich notwendig sind und welche Themen auch anders geregelt werden können. Durch diese Reflexion kann man unnötige Meetings vermeiden und die Effizienz deines Teams weiter steigern.
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